De reis naar CRM-succes is niet altijd een strak geplaveide snelweg. Onderweg kunnen er hobbels ontstaan, die je doen vastlopen. Het zijn valkuilen waar je niet op bedacht was, waardoor je plotseling vast komt te zitten in het project, waar je vol energie aan begonnen was. We hebben zeven van deze uitdagingen opgeschreven. Maar lees vooral door, want wie klem zit, moet bevrijd worden! Of nog beter, zorg ervoor dat je het niet overkomt… Voorkomen is beter dan genezen!

Uitdaging 1: Overweldigd door complexiteit

Het eerste obstakel dat veel klanten tegenkomen, is de complexiteit van het CRM-systeem zelf. Het kan overweldigend zijn wanneer je wordt geconfronteerd met een overvloed aan functies, aanpassingsmogelijkheden en integratiemogelijkheden. Soms zijn deze functies zelfs helemaal niet relevant voor jouw specifieke behoeften. In feite heb je dan te grote schoenen gekocht. Dit heeft minimaal twee negatieve gevolgen. Ten eerste raken gebruikers verstrikt in de mogelijkheden, waardoor ze moeite hebben om de essentiële functionaliteiten te benutten, die het meest relevant zijn voor hun specifieke bedrijfsbehoeften. Ten tweede ontstaat:

Uitdaging 2: Gebrek aan acceptatie en betrokkenheid

Als gebruikers al aan het begin complexiteiten ervaren, zal het een grote uitdaging worden om alle medewerkers aan boord te krijgen en te houden. Ze zullen niet enthousiast zijn om het nieuwe CRM-systeem te gebruiken. Dit betekent, dat je met een valse start begint en dat de algehele acceptatie in gevaar komt.

Uitdaging 3: Problemen met de migratie van gegevens

Waar zijn alle huidige klantgegevens eigenlijk opgeslagen? Deze vraag kan behoorlijk uitdagend zijn. Soms blijken er Excel-bestanden te liggen op thuiswerkplekken of onbekende Windows mappen. Nadat je dit in kaart hebt gebracht, moeten al die klantgegevens foutloos en nauwkeurig worden overgezet. Hierbij kunnen technische uitdagingen ontstaan, wat het risico op gegevensverlies met zich meebrengt. Het niet op de juiste manier migreren van gegevens kan resulteren in inconsistenties en een gebrek aan volledigheid in het CRM-systeem.

Uitdaging 4: Maatwerk blijkt noodzakelijk

Tijdens de implementatie van het CRM-systeem kan blijken dat er aanpassingen nodig zijn om te voldoen aan specifieke bedrijfsbehoeften. Elk bedrijf is uniek en de behoeften van bedrijven kunnen sterk verschillen, als het gaat om het beheren van klantrelaties. Hoewel de structuur aanwezig is, moeten benamingen, tags of metadata worden aangepast om klantinformatie gemakkelijk terug te vinden. Of kan het wellicht ook anders en slimmer?

Uitdaging 5: Verouderde bedrijfssystemen

Oeps… de data uit een verouderd bedrijfssysteem blijkt moeilijker te koppelen met het moderne CRM-systeem dan gedacht. Is er een workaround mogelijk? Het ontbreken van een naadloze integratie kan leiden tot beperkingen, inefficiëntie en waarschijnlijk extra handmatige handelingen die fouten kunnen veroorzaken.

Uitdaging 6: Gebrek aan expertise

Een CRM-systeem vereist regelmatig onderhoud, updates en technische ondersteuning om soepel te blijven functioneren. Het ontbreken van de juiste ondersteuning kan leiden tot uitvaltijd, vertragingen en verminderde productiviteit. Helaas is het gebrek aan de juiste expertise een veelvoorkomend probleem, omdat ervaren specialisten moeilijk te vinden zijn.

Uitdaging 7: Onvoldoende training en adoptie

Het gebrek aan effectieve training en adoptie kan een enorme uitdaging vormen. Zelfs als je alle technische problemen hebt opgelost, kunnen gebruikers het nieuwe CRM-systeem niet effectief gebruiken als ze onvoldoende getraind zijn. Als er geen gestructureerde trainingsprogramma’s en ondersteuning worden geboden, kan dit leiden tot frustratie, verminderde productiviteit en uiteindelijk tot een verminderde ROI op je CRM-investering.

Neem preventieve maatregelen om niet klem te komen zitten

Dan nu het goede nieuws. Je kunt voorkomen dat je klem komt te zitten door vooraf voldoende tijd te nemen om te bepalen wat jouw organisatie echt nodig heeft. Ook heb je mensen nodig die anderen kunnen overtuigen en begeleiden, maar ook mensen die secuur en nauwkeurig hun (data)werkzaamheden uitvoeren. Daarnaast bereik je succes als je in jouw projectteam mensen hebt, die verstand hebben van bedrijfsprocessen en expertise hebben in het koppelen van data uit verschillende systemen.

Heb je extra hulp nodig, in welke fase dan ook?

Klik dan hier voor extra handen of een goed advies.