Er komt altijd een moment waarop werknemers afscheid van je nemen. Volgens het UWV wisselden zelfs éen op de vijf werknemers (20%!) vorig jaar van baan. Ook jou kan het overkomen. Daarom is het zinvol om eens bij de volgende vraag stil te staan: wat gebeurt er met jouw klantgegevens als een collega je bedrijf verlaat? Zo’n afscheid gaat gelukkig meestal in goed overleg en met wederzijds respect, maar de risico’s zijn groot als dit niet zo is.
Verlies van kritische of vertrouwelijke informatie
Het is belangrijk dat medewerkers die vertrekken hun contacten overdragen. De uitdaging is echter, dat veel bedrijven geen zicht hebben op wat medewerkers aan klantinformatie op decentrale plekken hebben opgeslagen. Hoe kun je als werkgever dan met zekerheid bepalen, dat je alles retour gekregen hebt? Iemand die bovendien op een negatieve manier afscheid neemt, zal minder bereid zijn om alles met je te delen. Met minimaal drie mogelijk grote gevolgen:
1: Ontevreden klanten
Als niet alle klantinformatie bij jou als werkgever bekend is, kan er van alles gebeuren. Dat is zelfs uitdagender geworden, omdat in veel bedrijven medewerkers hybride zijn gaan werken. Een Excel bestand met klantgegevens kan daardoor zomaar op een thuiswerkplek achterblijven. Een fictief, maar niet ondenkbaar, scenario van een telefoongesprek tussen ‘de opvolger’ en een bestaande klant:
De nieuwe collega: “Nee, helaas werkt hij/zij niet meer bij ons… Wat zegt u? Daar wisten wij niets van. Ik kan er niets over terugvinden en ik weet niet zeker of hetgeen beloofd is wel mogelijk is. Kunt u wellicht deze gemaakte afspraak even aan mij per email toezenden? Dan zal ik het intern met een manager bespreken.”
De klant: “Maar begrijp ik nu goed, dat iemand dit nu opnieuw moet gaan beoordelen. Dat kan toch niet waar zijn?!”
Bij deze klant zal de kans op een herhalingsaankoop behoorlijk afnemen of erger nog: de opdracht wordt ingetrokken.
2: Een blije concurrent
Natuurlijk is ons allemaal aangeleerd om vertrouwen te hebben in mensen. Helaas bestaan er mensen die je niet kunt vertrouwen. Er zijn genoeg situaties bekend waar klantgegevens bij uitdiensttreding werden meegenomen naar de concurrent. Vaak om snel een ‘goede’ start te kunnen maken bij de nieuwe werkgever die je nu mogelijk voorbijstreeft.
3: Een datalek
De vertrekkende werknemer, die deze concurrent blij maakt, maakt zich ook schuldig aan een datalek. Hij of zij deelt immers persoonlijke informatie van klanten zonder toestemming. Het stelen van fysieke documenten of bestanden waarin gevoelige informatie is opgeslagen, wordt namelijk ook beschouwd als een datalek. In het ergste geval kun je er een boete voor krijgen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Zover hoeft het niet te komen.
Onze conclusie
Op het moment dat je bedrijf groeit en je meer collega’s erbij krijgt, dan moet je niet afhankelijk willen zijn van het gedrag van individuele medewerkers, die je kunnen verlaten. Alle klantgegevens en afspraken moeten daarom op één centrale plaats worden bewaard en benaderd kunnen worden door degene die daartoe geautoriseerd is. Daarnaast is het ook voor medewerkers die je trouw blijven van belang dat ze weten wat er met welke klant is afgesproken. De klant zal deze professionaliteit zeer waarderen.
Hoe?
Door het inzetten van HandsOn CRM. De prijs die je ervoor betaalt, is vele malen lager dan de prijs die je betaalt vanwege de mogelijke gevolgen van een onvolledige of slechte overdracht.
Aanvullende tips om klantinformatie te beschermen
Een CRM-systeem, zoals HandsOn CRM, zorgt ervoor dat klantinformatie op een centrale plek blijft. Natuurlijk kun je ook bij indiensttreding geheimhoudings- of non disclosure overeenkomsten laten tekenen. Daarnaast is het raadzaam om, direct na het bericht van afscheid nemen, de toegang tot systemen en platforms te beëindigen, waar klantgegevens zijn opgeslagen.
Mocht je hulp nodig hebben om toegangsrechten te deactiveren of uit te schakelen, neem ook dan contact met ons op.
